El día de hoy quiero darte mi punto de vista en relación a porque es importante la ACTUALIZACIÓN DE PUESTOS DE CONTROL.
ORGANIGRAMA
Ahora si que todas las organizaciones tienen un organigrama donde este organigrama responde a puestos y estos puestos a personas, cuando una persona lleva vario tiempo en tu organización y se ha mostrado dispuesta a aprender y a crecer junto con la empresa, pues es lógico que esta persona vaya siendo promovida a diferentes niveles de la organización y vaya rotando diferentes puestos, eso es algo natural, a las personas que les interesa evolucionar y crecer van a estar en búsqueda de esto, sin embargo, muchas veces un error que se comete es que si se dan las promociones pero no se guarda un historial de las actualizaciones de puesto que ha tenido la persona, y entonces muchas veces no tienes estructurado lo que son los niveles salariales en relación al puesto y entonces las personas empiezan a ascender y quieren ganar mas pero como no hay una evidencia o un documento de control donde realmente tengas un tabulador por puesto y por sueldo pues muchas veces cedes y empiezas a aumentar los sueldos de manera que no es lógica, es muy importante que seas una persona ordenada en toda la documentación que tiene que ver con la gestión de los colaboradores y un punto importante es llevar siempre un historial de los puestos por los que ha pasado la persona dentro de la empresa, los niveles salariales que ha tenido y si esto lo puedes estandarizar con un sistema, que mejor, porque al tenerlo de manera automatizada pues vas a tener el control en un solo lugar, en consultas rápidas, que cuando suceda alguna situación de promoción o de actualización de puestos te va a permitir hacerlo de una manera mas ágil, mas rápida y sobre todo, con información real y verídica.
RECURSOS HUMANOS
Y esto es, en relación internamente a RRHH, pero también a los colaboradores les va a dar mucha certeza porque ven orden dentro del departamento, porque ven orden dentro del departamento y cuando ven orden dentro del departamento pues tienen confianza de que todos los demás procesos están sucediendo con claridad como pueden ser las nominas, las vacaciones, los aguinaldos toda esa parte le da mucha confianza a la gente, aquí el punto para finalizar este video es que si hoy no tienes una actualización o historial de puestos dentro de tus colaboradores, pues lo mas sencillo es que hagas el inventario, vayas con cada una de las personas y empieces a recabar la información, una vez que la tengas, lo que tienes que hacer, de una manera muy disciplinada pues todo tiene personal que vaya siendo promovido, vayas actualizando en sus expedientes o en sus historiales.
El día de hoy voy a compartirte un videotip que no nada mas es para las personas de RRHH sino la intención es que lo puedas compartir con los líderes y las personas que forman parte de tu organización, el estrés laboral es algo que todo mundo habla, todo mundo le preocupa y pues esta ocasionando muchos problemas y muchas situaciones que hacen que el colaborador no este al 100% en sus áreas de trabajo, ahora si que el culpable de que todo mundo se queje de un estrés laboral, pues muchas veces no nada mas es el trabajo sino también esta asociado con el estilo de vida y malos hábitos que tienen las personas.
Yo aquí te voy a compartir diferentes rutinas que te sugiero implementar y que te van a ayudar a disminuir el estrés laboral y que te va a dar días mas felices.
RUTINAS
Lo primero tiene que ver con rutinas antes del trabajo lo primero tiene que ver con rutinas antes del trabajo, es importante de que hagamos el habito de levantarnos temprano, bien dice el dicho que al que madruga, dios lo ayuda, si nos levantamos muy pegados a la hora de entrada pues no desayunas, vas a la carrera, ya no estas 100% feliz por iniciar un nuevo día, algo importante es siempre programar tu reloj muy temprano, una hora, dos horas o tres dependiendo de lo que tu decidas, pero si que tengas un colchón de tiempo importante para arreglarte, para bañarte, para desayunar y luego ya ir con calma al trabajo.
También es muy importante que dentro de estas rutinas te acostumbres al desayuno, hoy las nuevas generaciones a mi me impresionan muchísimo porque realmente, no desayunan salen de su casa a la carrera, con un yogurt con una gelatina y luego al final no comen nada en todo el día, entonces aquí es muy importante que asegures tu desayuno de una manera adecuada.
Y es importante que también ya cuando vas en el trayecto al trabajo, también vayas ubicándote en la realidad de lo que vas a vivir ese día y empieces desde ahí primero de manera mental, a organizar tu día, cuando hacemos este tipo de visualizaciones ayuda muchísimo para que cuando ya lleguemos y lo programemos en nuestra agenda, y empiece a correr el día, realmente vivamos con menos presión y con menos estrés.
PRIORIZAR
Una vez que llegas al trabajo te voy a compartir algunas rutinas, que estas se desempeñan en el horario laboral lo primero es que este es un habito personal que yo he llevado durante muchos años, y es que todo lo que vayas a hacer independientemente del puesto que tengas, siempre te asegures de ponerlo en papel, si puedes manejar una agenda, una libreta, alguna aplicación digital es muy bueno porque nos va a ayudar a traducir lo que esta en mi mente y al pasarlo a otro medio que puede ser el papel o una aplicación, nos ayuda a poder organizar de manera diferente nuestro día.
También es muy muy importante que una vez que ya pusiste en papel o en una aplicación toda las tareas o actividades que vas a hacer, empieces ahora a priorizar en base a tus responsabilidades, esto es muy importante porque muchas veces queremos hacer todo, no priorizamos en lo que se espera de nosotros o no le damos enfoque a actividades que lleven al resultado y esto realmente ocasiona que al final del día no hiciste nada importante.
Es también muy bueno empezar a delegar tareas a gente clave, esto hay que hacerlo un habito porque muchas veces las personas que tienen gente a cargo quieren tener el control, quieren hacerlo todo por ellos mismos y realmente este es un error muy grave porque si tienes gente cerca de ti, tienes que ayudarlos a que crezcan y tu debes de confiar en que deben hacer un buen trabajo.
También es muy importante que toda tu área de trabajo, tu escritorio, tus cajones, tu archivero, siempre estén organizados, cuando hay orden en un lugar es un referente o es un espejo de que realmente la persona tiene un orden mental, cuando vemos escritorios muy desorganizados que no se ve por donde hay el orden, ahí estamos hablando pues de que la persona vive en confusión.
BREAK Y OTROS HÁBITOS FUERA DEL TRABAJO
Otro punto también importante es que no todo es trabajo, tenemos que dedicar pequeños periodos cortos a lo largo del día, uno en la mañana y uno en la tarde para descansar, descansar de la actividad porque muchas veces estamos trabajando como robots, esto también baja productividad, cansa y estresa, es importante que te des algunos break de 8 o 10 minutos para que puedas regresar con mas energía a enfocarte en tu trabajo. También es muy importante que te asegures de eliminar todas las distracciones que puedes tener cerca, si tu trabajo requiere mucha concentración por favor apaga el celular, déjalo en otro lugar, enfócate a lo que es importante solamente.
También esto es algo que tiene que ver con salud y aquí es muy recomendable que tomes agua, que en la mañana en la tarde tomes alguna fruta, alguna galletita, alguna colación que te ayude a también generar una energía en tu cuerpo.
Y también hay organizaciones que permiten que se escuche música, esta rutina de la música hace que el tiempo pase mas rápido y si es una música agradable que permite el enfoque el trabajo, realmente el estrés laboral baja muchísimo.
Pues bueno una vez que termina el trabajo te voy a compartir unas rutinas después del trabajo, es bien recomendable hacer ejercicio, tu decide a que hora lo debes de hacer, pero el ejercicio nos ayuda a tener actividad a mejorar nuestra energía, nuestro entusiasmo y esto pues nunca esta de mas.
Es también muy importante que cuando estés en tu casa, implementes rituales para desconectarte del trabajo, a mi en lo personal un ritual que tengo todas las noches, es sacar a mis dos perritas a caminar, ese ritual es así como un puente entre el trabajo y mi casa y ya cuando llego y me enfoco a lo que tengo que hacer en mi casa, realmente decido no hablar del trabajo y realmente disfrutar mi casa para tener un descanso agradable.
Y finalmente algo que es muy importante es que nos aseguremos de dormir suficiente, de a 6 a 8 horas ahora si que cada persona sabe, pero esto es muy necesario para que también no nos enfermemos y baje estos índices de estrés laboral.
El día de hoy voy a compartirte un post muy importante acerca de cómo podemos mejorar las relaciones laborales en los colaboradores de una organización aunque este blog es para recursos humanos yo invito a recursos humanos a que comparta este post con sus supervisores lideres gerentes para que ellos también tengan esta información y te ayuden a tener mejores relaciones laborales con los colaboradores de su área pero sobre todo te ayuden a evitar un mal desempeño laboral.
Lo que yo voy a abordar hoy tiene que ver con el desempeño, muchas veces los líderes tienen muchas ocupaciones o hay mucho estrés en algunas organizaciones por lo que no hay tiempo de observar que está pasando con el desempeño de nuestro departamento o colaboradores, aquí yo te voy a compartir algunos síntomas del mal desempeño laboral para que cuando empieces a identificar esta sintomatología tú puedas tomar acción e inmediatamente hagas algo,es decir, hagas una retroalimentación,una junta y lo hagas notar para que esto se erradique y la gente pueda seguir avanzando favorablemente en lo que se espera de tu área.
MAL DESEMPEÑO LABORAL – ACTÚA
Es fundamental que siempre como líderes estemos atentos y despiertos y que si algo está sucediendo actuemos y actuemos de inmediato ¿Por qué? Porque finalmente si esta habiendo un mal desempeño laboral del equipo de trabajo esto se va reflejar con los siguientes síntomas:
Disminución de la productividad, es decir, probablemente tus colaboradores hagan las cosas más lentas o estén cometiendo muchos errores y probablemente estén alargando sus tiempos de entrega y estén haciendo esperar a algún compañero o inclusive al cliente por eso es tan importante tener la urgencia de erradicar todo esto.
Otro síntoma que podemos observar de que está habiendo un mal desempeño laboral es cuando se disminuye la calidad del trabajo,es decir, no estamos entregando las cosas en tiempo y forma, hay alguien que ya lleva mucho tiempo haciendo el trabajo, entonces de repente tú como líder dices que alguien le ayude para que verifique que no lo haga mal pero esta no es la solución porque finalmente hacen improductivo tanto al colaborador que ayuda como al equipo de trabajo, aquí lo que se tiene que hacer es ayudar e identificar porque esa persona disminuyó en la calidad del trabajo que se esperaba y eso aplica tanto en productos físicos como en áreas administrativas, los errores son algo que merman el desempeño y que también frustran al colaborador.
Si de repente tienes continuamente gente en tu departamento o clientes molestos porque no estas entregando a tiempo es un indicador de que esta existiendo un mal desempeño laboral y los mayores interesados en eliminar todo eso eres tú y los compañeros de tu área.
Un indicador también de un mal desempeño laboral es que de repente puede haber retos estratégicos o actividades que le piden a tu área y tu gente esta apática y simplemente no quieren aceptar esas tareas más complejas porque ya no pueden con todo lo que tienen que hacer por lo que también es importante atender esa situación.
Una clara señal de un mal desempeño laboral es si al hacer un recorrido por las diferentes áreas de la empresa empiezas a notar desorganización en los escritorios, en las áreas de trabajo, en las estaciones de trabajo, esto también lo tienes que hacer notar porque la desorganización también es un síntoma de que algo paso con esa persona.
Cuando empezamos a tener muchos problemas de comunicación, problemas entre personas y empiezas a observar que se echan la culpa unos y otros por lo que ya empieza a haber chismes, pleitos, eso también es un síntoma de mal desempeño laboral.
Cuando hay poca o nula iniciativa de tus colaboradores para solucionar los problemas y que ya se acostumbraron a vivir dentro del problema este también es un síntoma que se tiene que atender.
8.Finalmente si ves falta de entusiasmo, falta de cooperación entre tus subordinados.
Cuando observas alguna de estas señales es muy importante que comiences a actuar ya que un mal desempeño laboral afectará a tu equipo de trabajo, a ti y a toda la empresa porque no existirá la productividad que tu organización requiere.
Continuando con el tema de relaciones laborales voy a tocar un punto fundamental que tiene que ver con las acciones disciplinarias en una empresa, normalmente recursos humanos es el responsable de poner alguna acta administrativa o señalar un mal comportamiento, sin embargo, hay muchas organizaciones donde el gerente o supervisor está en continua relación con el subordinado por lo que también es alguien que puede aplicar acciones disciplinarias en una empresa, no un acta administrativa porque un acta administrativa normalmente la ejecuta recursos humanos pero si hacer alguna acción disciplinaria que haga notar que la persona esta actuando de una manera no correcta, es importante que esta información no nada más se quede en tu área de recursos humanos sino que también puedas compartir este post con los líderes o gerentes de tu organización para que ellos tengan información y que ya con los procedimientos que tenga tu empresa, todos tengan la información homologada y puedan hacer un mejor trabajo esto lo insisto mucho porque hay muchas organizaciones que tienen un alta rotación de personal o que tienen muchos problemas con demandas laborales y esto finalmente ocasiona un estrés, ansiedad, incrementa los costos de la organización y por lo tanto no permite que las personas se enfoquen en su trabajo, te comparto esto porque es muy bueno saber como se debe de actuar ante la aplicación de acciones disciplinarias en una empresa para ayudar al área de recursos humanos.
ACCIONES DISCIPLINARIAS EN UNA EMPRESA – ANTE LOS PROBLEMAS CRÉCETE
Algo vital que a mí me ha quedado claro a lo largo de los años que tengo de experiencia, es que los gerentes o líderes efectivos siempre tienen una actitud positiva al enfrentarse con los problemas, es decir, cuando ven una situación complicada con algún colaborador o con un equipo de trabajo y quizás es hasta necesario realizar acciones disciplinarias en una empresa, esos gerentes son más grandes que el problema, saben como solucionarlo, si tú hoy no tienes muchas herramientas de cómo ver el problema de una manera diferente acércate al área de recursos humanos para que te ayuden y tengas la información clave de cómo debes de lidiar con los problemas, los problemas no son una condición natural de una organización, si tu organización continuamente tiene problemas o dificultades tienes que atenderlas y solucionarlas porque si frecuentemente tenemos situaciones con los colaboradores significa que algo esta pasando, probablemente no tienen las metas claras, no se les han dado a conocer las políticas, los procedimientos o quizás existe una falta de claridad entre los líderes el colaborador o no hay retroalimentación.
ACCIONES DISCIPLINARIAS EN UNA EMPRESA – OBSERVA A TU EQUIPO DE TRABAJO
Todo gerente que tiene personal a su cargo debe estar aprendiendo y mejorando continuamente, es vital que como gerentes o líderes estemos observando a nuestro equipo de trabajo, si en algún momento vemos que un colaborador tiene problemas de trabajo el gerente o el líder debe de llamarlo y debe de parar esa situación preguntándole que es lo que esta pasando o porque se está comportando de esa manera, hay que generar empatía y siempre preguntarle primero ¿Tienes algún desacuerdo? Como esta no es una pregunta normal la persona te va a dar una información muy valiosa y probablemente pueda darte el fondo de porque está teniendo ese comportamiento, si te dice que no tiene ningún desacuerdo en su trabajo o con sus compañeros probablemente sea algo que le este afectando de su familia, de su entorno, no tienes que hacerla de psicólogo pero si hay algo en lo que le puedas ayudar sin que comprometas a la organización ayúdale y si es algo que tú no puedes solucionar díselo y no generes una falsa expectativa , informa a recursos humanos ya que probablemente tendrá más herramientas para ayudar a esta persona.
Conoce estos servicios que serán de utilidad
Sistema de Administración de RRH – Operación Sistema de Administración del Personal – Acciones disciplinarias 6 sanciones disciplinarias que puede aplicar tu empresa Sanciones disciplinarias en lo laboral Faltas y sanciones al trabajador
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RETROALIMENTACIÓN POSITIVA Y NEGATIVA – ¿PARA QUÉ AYUDA?
Siguiendo con estos post para ayudarte a mejorar las relaciones, los procesos y tener colaboradores mas felices dentro de tu organización quiero compartirte un tip muy importante que tiene que ver con las relaciones laborales esto aplica tanto para recursos humanos que tiene gente a su cargo y también para los diferentes gerentes o supervisores o coordinadores dentro de tu empresa por lo que te invito a que lo puedas compartir con ellos lo puedas usar como un entrenamiento porque lo que busca este post es que además de recursos humanos también los gerentes o los lideres de los departamentos de tu empresa tengan esta información para que ayude a fortalecer mucho el vinculo entre colaborador – líder y entre colaborador – empresa. Esta vez el tema a tratar es la retroalimentacion positiva y negativa.
RETROALIMENTACIÓN POSITIVA Y NEGATIVA – SI LO VES, DILO EN EL MOMENTO
Algo imprescindible es que todo gerente independientemente de si es operativo, si es administrativo o es el director siempre tenga presente el mantra del gerente “Cuando lo veas, dilo”, es decir, si ve un buen comportamiento en el trabajo que en el momento, esta pasando, esta sucediendo, en ese momento se lo debe de decir a su colaborador, no se tiene que esperar al fin de semana o dentro de dos semanas o cuando vaya a ser la junta de revisión de desempeño, cuando veas algo positivo o negativo en ese mismo momento dilo porque es súper importante para tus colaboradores ver que cuando es algo positivo el líder note ese buen comportamiento en el trabajo que esta teniendo, algo de suma importancia es dar retroalimentación a nuestros colaboradores de los equipos de trabajo, la comunicación y la retroalimentación son las bases para el trabajo en equipo.
Cuando tu necesites dar una retroalimentación de desempeño laboral tanto positivo o negativo que están teniendo tus subordinados es importante que hagas un espacio en tu agenda ese día o en esa semana y que lo hagas instantáneo cuando esta sucediendo para que también se vea la urgencia si es algo negativo de que rápidamente sea notado y se cambie o también si es algo positivo pues no pase la emoción del buen comportamiento de desempeño que esta teniendo el personal, es vital siempre estar consciente de que estamos trabajando con personas y que ellos necesitan siempre saber como pueden mejorar lo que están haciendo, como pueden mejorar su desempeño, los logros que van teniendo en su actividad diaria a través de una revisión de desempeño y de una retroalimentación, si tu eres un gerente que te comportas como un coach, como un facilitador vas ayudar a que tu gente crezca
A mi me gusta mucho la filosofía de Toyota donde ellos siempre hablan del entrenamiento, de reconocimiento, de retroalimentar a los colaboradores de todos los niveles porque a Toyota le interesa tener gente grande, colaboradores grandes que piensen, que solucionen problemas y eso es lo mismo, porque que cuando hacemos esta retroalimentación de desempeño laboral logramos una cultura organizacional dentro de nuestra empresa.
Siempre que sea un comportamiento positivo o negativo se debe de mencionar inmediatamente y claramente con todo el equipo para que si es algo que no es adecuado y que no se espera como comportamiento lo hagas notar de una manera cálida y empática a todos los involucrados para que aprendan como equipo.
