DESCRIPTIVO DE PUESTOS
En este bloque de Descriptivo de Puestos mostraremos como hacer descriptivos de puestos para complementar la información que toda empresa debe tener para asegurar esta herramienta tan importante en el área de recurso humanos que en el área de recursos humanos que es la descripción del puestos. Es un documento formal de la organización donde la organización donde se establecen las principales responsabilidades y tareas de un descriptivo de puestos de trabajo Esto es muy importante porque entre los beneficios que nos da.
En primer lugar le da mucha claridad al colaborador al momento que entra a esa posición organizacional . Cuando tenemos ausencia de los descriptivos de puestos lo que ocasiona es que la gente empiece a utilizar o hacer cosas que no le corresponden, herramientas a las que no tenía acceso o muchas veces empieza hacer la tarea de otros que no estaba para nada dentro de su descriptivo de puesto es muy importante que como organización trabajemos en asegurar el 100% de los Descriptivos de Puestos, porque en la medida en que esto este muy bien analizando, la gente va estar mejor enfocada y dar mejores resultados.
El uso recomendado para poder hacer un descriptivo de puestos adecuado es que primero tenemos que analizar los puestos que hoy tenemos dentro de la organización, la mejor manera de hacerlo es a través de un catálogo de puestos o de un organigrama a manera de puestos y departamentos donde podamos empezar a identificar las posiciones claves y estas son las primeras que debemos atender y asegurarnos que tengamos el descriptivo de puestos al 100%.
Es muy importante también que dentro de estos usos del descriptivo de puestos nos aseguramos de tener un modelo de competencias organizaciones que se vean reflejada en cada uno de los puestos.
Algo que también es usado gracias al descriptivo de puesto es que nos va a permitir hacer un plan de carrera, claro en los puestos en lo que si aplique, muchas de las veces no lo queremos implementar dentro de las organizaciones porque genera expectativas. Aquí el punto es que tu desde el inicio puedas controlar cuales son los puestos claves donde si habrá plan de carrera para que desde el inicio las personas se puedan preparar, comprometer con al empresa y en su momento cuando suceda puedan empezar a trabajar y formarse para estar listos al momento de que se de una secesión o haya alguna promoción o alguna vacante donde ellos ya preparados puedan cubrir esa posición.
Datos generales que debe de cubrir un descriptivo de puestos:
Algo muy importante que debe de cubrir un descriptivo de puestos, y como es conocido los “datos Imperdonables” que a fuerza deben de estar son:
- Tener los datos básicos como: objetivos de puestos, como se llama el puesto a quien le reporta cuantas personas hay en ese puesto, la parte de cual es el objetivo de ese puesto, y que es lo que se espera de este puesto como producto final. Una vez que ya dedicamos tiempo a clarificar a cada uno de nuestros puestos ¿que es lo que se espera? A la gente debemos de dejarle una imagen clara en su mente de lo que se espera y de lo que tiene que hacer ara que suceda.
- Mostrar el organigrama del departamento y en la línea donde esta ese colaborador para que en caso de dudas, en caso de un problema, identifique claramente con quien se tiene que dirigir.
- Síntesis del puesto una síntesis del puesto de manera general, es decir platicar de lo que se hace en ese puesto porque se hace, de que manera, cuales son las cosas que siempre debe de hacer y nunca debe de olvidar. Una vez teniendo esta síntesis de manera general del puesto continuaos con los puntos.
- Responsabilidad de puestos donde aquí platicaremos de las actividades de las funciones de todo lo que esta persona tiene que utilizar en herramientas sistemas, políticas, procedimientos, para que pueda cubrir el 100% de la responsabilidad de lo que se espera con su puesto
- Identificar cuales son los requisitos del puesto esto es en cuanto a experiencia, formación académica, competencias etc. Estas cosas son muy importantes de integrarlas dentro de los requisitos de puesto porque es lógico que hoy muchas de las personas que están dentro de la organización no cumplen al 100% con los requisitos del puesto, siempre las personas no son un producto terminado dentro de la organización necesitas ir creciendo, formándose y capacitándose, si tu tienes claramente en el descriptivo de puestos cuales son esos requisitos que la persona tiene que tener al 100% sean las competencias, las experiencias, la preparación académica, entonces se podrá evaluar la brecha y poder elaborar un plan de formación adecuado que ayude a que la persona se vaya desarrollando correctamente en el puesto.
- Algo que no todo lo ponen son los Indicadores de Puesto o los KPI que este puesto tiene, aquí no se trata de saturar con muchos indicadores a esa personas que están en el puesto se trata de poner los indicadores claves que el o ella deban monitorear para saber como va su desempeño. Algo muy importante que nunca debemos de olvidar es que nos descriptivos de puestos siempre deben de estar actualizados como mínimo una vez al año hacer un inventario de cambio par ver que ha cambiado que se tiene que actualizar e inmediatamente lo volvamos actualizar y sentar a las personas que están en ese puesto les comentemos la actualización que hubo no lo firmen y ahora si seguir con el ciclo continuo de seguir al día con el descriptivo de puestos.