DICCIONARIO DE COMPETENCIAS

Ahora me toca hablar del diccionario de competencias este blog viene ligado a algunos otros blogs y videos donde ya hemos comentado que todo descriptivo de puesto tiene que venir acompañado de un modelo de competencias.

Te invito a buscar esos blogs y videos (en el canal de YouTube: BigRiverTV), para que complementes toda la información y ya tendiendo todo el contexto de la importancia de lo que son las competencias, puedas de inmediato implementarlo en tu organización.

El diccionario de competencias no es otra cosa mas que un documento interno donde se presentan las competencias definidas, en función a tu estrategia.

Recuerda que las competencias puede ser una listota enorme, pero aquí no buscamos nada más eso, aquí buscamos que las competencias vayan alineadas a la estrategia que tiene tu organización.

Que vayan alineadas a esa visión que día a día deben de vivir como colaboradores, a esa visión de lo que esperan llegar como empresa, y que también esas competencias estén alineadas a los valores organizacionales.

Yo te invito a que me escribas a [email protected] para darte un ejemplo de cómo es la forma correcta de implementar este diccionario de competencias, y ya con lo que yo te brinde puedas ponerte a trabajar junto con tu organización, y puedan tener lo más pronto posible este diccionario de competencias.

¿Por qué es importante un diccionario de competencias de tu organización?

Porque cada empresa tiene su cultura, tiene su manera de ser y no puede haber un diccionario de competencias genérico, que aplique a toda organización. Si hay comunes denominadores de ciertas competencias, que se comparten entre ciertos puestos organizacionales.

Sin embargo cuando le dedicamos tiempo a hacer un diccionario de competencias de tu empresa, podemos inclusive poner descripciones más claras, de esa competencia de los comportamientos que se esperan.

Si le dedicamos el tiempo a esto, va a permitir pasar de lo teórico a lo práctico, donde ya veamos que esas competencias están implementadas en el personal de tu organización.

Para que este diccionario esté hecho de la manera correcta debe de contener ciertos puntos importantes que son los mínimos:

a) El nombre de la competencia.

b) Una descripción breve de lo que es esa competencia.

c) Descripción de cada grado de cumplimiento de esa competencia.

Es importante que a cada una de estas descripciones le pongamos una letra, por ejemplo, puedes usar la letra “A” de que es una competencia más completa, o la letra “B” de que es una competencia baja.

Si tenemos este tipo de señales en las competencias vamos a poder, al momento de que evaluemos, definir dónde le ponemos un mayor énfasis para educar, para entrenar esa competencia,

Porque no todas van a ser competencia “A” o competencias completas, hay competencias o grados entre las competencias que pueden ser menores o mayores de una a otra y también dependiendo del puesto.

Esto es súper interesante, porque una vez que ya tienes el diccionario de competencias con el nombre y la descripción y ya cuando nos vamos al descriptivo de puesto, a hacer el modelo de competencias, puede haber una competencia que sea, por ejemplo, altamente sociable que en un personal operativo sea bajo, ahí no te interesa que sea altamente sociable; pero en un vendedor es una alta competencia, o sea, quieres que sea altamente sociable.

Entonces es la manera ya en los puestos como podemos utilizar este tipo de letras para ver el grado de cumplimiento de competencia, que requiere ese perfil o ese puesto.

Las competencias las podemos dividir en cinco tipos:

Organizacionales. Que vayan ligadas al tema estratégico, al tema de seguridad e higiene, a temas de cultura organizacional, que es importante que ustedes quieran desarrollar en su gente.
Tecnológicas. Estas ya son muy específicas del puesto en cuestión de sistemas, que lenguajes, que software debe utilizar la persona, que habilidades técnicas debe de tener para que pueda ser el más apto a ese puesto que está ocupando.

Otras muy importantes que no podemos dejarlas de lado son:

Intelectuales
Personales
Interpersonales

Tu aquí puedes hacerte como una especie de matriz, una vez que ya hiciste tu diccionario de competencias, con el nombre de la competencia y su descriptivo, también puedes marcar que tipo de competencia es, si es: organizacional, tecnológica, intelectual, personal o interpersonal.

Y en base a esto ya con las letras que te comenté, vamos a poder identificar muy bien en cada puesto el nivel de grado de competencia que necesitamos en cada una de las personas que van a ocupar esa posición.

Dirás ¿Por qué es importante esto? Bueno, en primer lugar, para las personas que ya existen en el puesto, nos va permitir identificar a través del análisis de la brecha dónde tenemos que ponerle mayor atención, para fortalecer esas competencias.

También en personal de nuevo ingreso, nos va a dar datos importantes de lo que tenemos que buscar afuera, para traer personas que traigan las competencias lo más altas posibles.

Digamos que en resumen, el tener este diccionario de competencias, te va a dar mucha claridad en saber buscar lo que necesitas, cuando hablamos del caso de reclutamiento y contratación.

Pero también en el caso de personal que ya exista dentro de mi organización, te va a permitir diseñar planes de capacitación, más estratégicos, más enfocados a cada una de las competencias que como organización necesitan fortalecer.

https://www.youtube.com/watch?v=gEqIcGvUC7E&t=1s

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Asignación de Competencias

En este blog voy a abordar algo que tiene que ver con la asignación de competencias a cada puesto. Una cosa muy frecuente cuando me escriben es preguntarme: ¿Cuál es el procedimiento más adecuado para fijar las competencias en cada uno de los puestos?

Por eso hago este blog, para darte algunas ideas detonadoras que te permitan iniciar este camino de poder tener actualizadas y asignadas las competencias de cada uno de los puestos claves de tu organización.

Primeramente debemos entender que la asignación de competencias es un procedimiento donde a cada puesto se le asignan las competencias que se requieren, aquí se establecen las competencias junto con el grado que las necesitas.

Es decir una vez que identificaste ciertas competencias que la persona debe de tener en el puesto, se le asignan algunos porcentajes de a qué grado se necesita la especialización en esa competencia, y en base a eso es cuando empezamos una medición para identificar la brecha que la persona tiene en esa competencia, y de ahí vamos monitoreando a lo largo de la vida laboral en ese puesto de la persona, para ver el avance que va teniendo.

Aquí los usos típicos donde tenemos que tener esta asignación de competencias a los puestos es primeramente en análisis y la descripción de puesto.

Una parte fundamental o un campo a llenar dentro de los descriptivos de puesto tiene que ver con asignar las competencias del puesto. Aquí no te preocupes mucho, más adelante, en dos blogs, voy a hablar del diccionario de competencias, y de donde sacas todas estas herramientas para cada puesto poder seleccionar las competencias que se requieren.

Una vez que ya tenemos el análisis y la descripción de puestos, lo que viene, en base a todo lo que necesita ese puesto, es armar el modelo de competencias en base a ese puesto.

Algo muy importante también es que cuando consideramos las competencias, debemos de alinearlo a los propósitos estratégicos de tu organización; es decir: la Misión, la Visión y los Valores, para que en base a esto sea congruente con la estrategia que tu organización esté llevando, además de solamente enfocarnos en las competencias del puesto en cuestión.

Una vez que ya está claramente definido ese modelo de competencias del puesto, lo que viene es la medición específica de competencias, se le comunican a la gente, les dices el grado de desarrollo que hoy tiene a través de una entrevista.

Una vez que ya se identificó la brecha, a través de las evaluaciones de desempeño que se llevan a cabo una vez al año o dos veces al año, es como vamos a ir monitoreando el crecimiento y llegar al 100% o al número que se requiera en cada una de las competencias del puesto.

Aquí las herramientas que te van a ayudar a hacer una asignación de competencias adecuada, son las siguientes:

Diccionario de competencias

Tienes que tener definido uno, donde esté muy claro para tu organización cuales son las competencias claves, el significado, y una vez que este diccionario ya está plasmado como organización, lo que viene es tenerlo a la mano para cuando estemos haciendo la asignación de competencias.

Catálogo de puestos

Muy importante tener a la mano la estructura de tu catálogo de puestos, para que en base a ese podamos ir haciendo nuestro modelo de competencias, porque como son necesidades diferentes que tiene cada uno de los puestos de tu estructura, tenemos que identificar los niveles jerárquicos y en base eso, ir poniendo las competencias adecuadas.

Porque no es lo mismo tener una competencia para un vendedor, que para una persona operativa, probablemente sea la misma competencia, pero el grado de cumplimiento o de resultado que se implica en esa competencia va a ser muy diferente de un vendedor a un operador.

Descriptivo de puesto

Una herramienta que te va a ayudar muchísimo y es el insumo principal, así que asegúrate de que esté actualizado.

Y finalmente, una vez que ya tenemos todo esto completo tu tienes que trabajar en algo que se denomina: determinación de brechas, que en otro blog voy a abordar muy claro como se hace, para que puedas tener estas herramientas a la mano y que son herramientas actuales.

Si te van a llevar tiempo pero, una vez que enfocamos el recurso en hacer esto, vamos a hacer que las personas se sientan más comprometidas, con el puesto, con la organización y podemos plantear cierto crecimiento, para que las personas vean un plan de vida y carrera dentro de tu organización.

Algo que quiero comentarte para terminar este blog es que, es muy riesgoso que tú empieces a hacer tu modelo de competencias sin antes comprender a profundidad el puesto, por lo que te recomiendo, que si tu estás ya muy aplicado y tienes todo muy estructurado de los puestos claves de tu organización; antes de asignar las competencias ve al campo, al lugar de trabajo y bajo el impreso que traigas del descriptivo de puesto, valides en entrevistas, en observación, si realmente ese descriptivo de puesto está actualizado al 100% al momento que tiene tu organización.

Si esto lo aseguramos vamos a tener una correcta asignación de competencias, si esto lo evitamos y simplemente por cumplir el requisito o la moda de tener un modelo de competencias dejamos de lado el observar, podemos hacer algo mediocre o algo superficial que realmente no te de un resultado satisfactorio como organización.

https://www.youtube.com/watch?v=o_RMLPDvgKE

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